4 . نوع کاربری: کاربر می تواند به سه نوع باشد:

• اپراتور: کاربر عادی نرم افزار محسوب می شود.
• نماینده: مانند کاربر عمل می کند.
• مشتری: فقط دسترسی به پنل باشگاه مشتریان دارد. (توجه کنید که این نوع از کاربران جزء کاربران فعال شما محسوب نمی شوند.)

5. اطلاعات کاربر: نام و نام خانوادگی و اطلاعات تماسی هویت حقیقی و نام شرکت و اطلاعات تماس هویت حقوقی  که قصد تعریف کاربری برای ان را دارید در این قسمت وارد کنید. توجه داشته باشید از آن جا که نرم افزار برای ارسال پیام های مختلف (از جمله پیام های داخل فرآیند، یا زمانی که یک وظیفه یا درخواست تایید) نیاز به اطلاعات تماسی کاربر دارد، نیاز است که این اطلاعات با دقت و صحیح لحاظ شوند.

6. نام کاربری : نام کاربری تعیین کنید. این نام باید به زبان انگلیسی و حداقل 5 کاراکتر باشد. توجه داشته باشید پس از ایجاد کاربر، نام کاربری او قابل ویرایش نیست.

7. کلید کاربر: برای مباحث ارتباط از طریق وب سرویس برنامه نویسان از این فیلد استفاده می کنند و کاربردی برای کاربران ندارد.

8 . رمز تلفنی :در صورت استفاده از سیستم تلفنی ویپ می توان رمز تلفنی تعریف کرد و در صورت تماس این کاربر و یا مشتری با شرکت، بایستی این رمز را وارد کرده و توسط سیستم تلفنی این رمز بررسی می گردد.(برای نمونه می توان مشخص کرد در صورت درست بودن رمز تلفنی، تماس مشتری به پشتیبانی متصل شود.)

9. کاربر فعال است: با غیر فعال کردن کاربر،امکان انتخاب این کاربر در لیست کاربران وجود ندارد،   همچنین یکی از سقف کاربران مجاز شما آزاد می شود و می توانید کاربر دیگری را به نرم افزار اضافه کنید. (به جای حذف کاربرانی که از مجموعه شما رفته اند یا دیگر نیازی به استفاده از پیام گستر ندارند - مانند جابه جایی عنوان شغلی و ...- از غیر فعال کردن این گزینه استفاده کنید.)